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Como usar o fax?

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Quase todos os escritórios, mesmo os mais pequenos, estão equipados atualmente com uma máquina tão necessária como uma máquina de fax. Com ele, são enviadas cópias de vários documentos, desde contratos importantes até várias imagens. Na maioria das vezes, o envio de fax é confiado a uma pessoa, principalmente a secretária, que recebe ou envia vários documentos, monitora o desempenho da máquina, inclusive controla a disponibilidade de papel no compartimento apropriado. Mas e se a pessoa cujo trabalho é receber e enviar cópias de fax tiver saído temporariamente, e você foi solicitado a cuidar da máquina e o telefone tocou naquele momento. Claro, você tem que pegar o telefone e no outro lado da linha você é solicitado a aceitar documentos, mas você não sabe como usar o aparelho de fax. É uma pena que a maioria apenas diga isso, só porque eles não querem que o interlocutor pense na falta de educação. Embora conhecer tudo no mundo seja simplesmente fisicamente impossível.

Nós imaginamos tal situação e provavelmente queríamos que nunca acontecesse com você? Então eu aconselho com antecedência para aprender a usar um aparelho de fax, se você trabalha no escritório. Se tal necessidade surgir de repente, você enfrentará a dificuldade e sairá brilhantemente da situação atual.

Se você precisar aceitar documentos, preste atenção no painel do dispositivo. Por via de regra, há uma chave grande nele, muitas vezes verde. Nela, dependendo do modelo do dispositivo, “Start” ou “Start” podem ser gravados. Quando você clica neste botão, um sinal característico deve soar, você irá parar de ouvir o interlocutor, e a recepção do documento começará. Parabéns - você clicou no botão direito. O resultado de sua atividade será uma cópia do documento em papel de fac-símile, que, por acordo das partes, pode ter força legal. Se, apesar do ruído característico de um fax, você ainda não tiver um contrato em mãos, talvez o papel esteja acabando. Então você precisa abrir a tampa superior da máquina, sob a qual você verá a sequência de etapas que você precisa executar para substituir o tubo vazio por um novo rolo de papel. Preste atenção na aparência das barras vermelhas no documento resultante. Isso significa que restam poucos metros de papel de fax e vale a pena substituí-lo agora, para não fazer com que os parceiros esperem no futuro quando ele terminar durante a aceitação de um contrato importante.

Se você precisar enviar um documento, primeiro precisará preenchê-lo na ranhura correspondente. Normalmente, um fabricante cuida de seus usuários e fornece imagens de como trabalhar com fax. A principal coisa que você deve prestar atenção é de que lado você está inserindo a folha no buraco. É muito importante que o documento que você envia para os parceiros esteja virado para baixo, ou seja, as informações que você envia devem estar na parte inferior da planilha. É essa imagem que o lado receptor receberá. Depois disso, disque o número do assinante para quem você enviará uma cópia do documento, fale sobre o propósito de sua ligação e peça para receber um fax. Para quem sabe usar um fax, a frase “Start” será entendida sem palavras. Para um iniciante, pode até parecer ridículo, mas significa apenas que seu interlocutor apertou a tecla "Iniciar", e você precisa fazer o mesmo. Depois disso, o dispositivo começará a aceitar o documento anexado a ele, convertendo as informações no papel para o formato eletrônico. Na outra extremidade do fio, seu interlocutor realizará a conversão inversa. Se tudo correu bem, você pode desligar.

Agora você sabe como usar uma máquina de fax e pode receber e enviar documentos sem muita dificuldade.

O que é um fax para?

Simplificando, um fax é um dispositivo técnico com o qual você pode receber e receber documentos a qualquer distância. Ao mesmo tempo, no processo de seu trabalho, um documento é escaneado, os dados são convertidos em sinais elétricos, criptografados e enviados por meio de canais telefônicos. No momento da recepção, o fax funciona como modem e impressora - ele descriptografa o sinal recebido e imprime o documento em papel.

Como receber um fax?

Para entender como usar um fax, você precisa entender gradualmente a recepção e transmissão de documentos. Vamos começar com a recepção. Vamos dizer imediatamente que isso é fácil de fazer. Os faxes podem ser recebidos no modo manual e automático.

Modo manual: você pega o telefone, ouve a frase “Receber o fax”, responde “Eu aceito” e pressiona o botão verde. Resta apenas aguardar a liberação completa do documento. Não se esqueça de verificar imediatamente a qualidade de impressão, a legibilidade do texto, em seguida, confirmar o fato da recepção e só depois desligar.

No modo automático, você configura o número de bipes, após o qual o dispositivo começará a receber mensagens. Este modo é conveniente para faxes dedicados ou para telefones de fax na ausência da pessoa responsável pelo recebimento.

Como enviar um documento por fax?

Para enviar corretamente um fax, você precisa saber o número de telefone do assinante. Antes de começar a chamá-lo, você precisa se preparar antecipadamente: insira o documento no receptor com o texto para baixo, certifique-se de que ele esteja plano, sem distorções e disque o número. Em seguida, você pergunta se a pessoa está pronta para receber um fax seu e, quando receber uma resposta positiva, clique no botão “Fax / Iniciar”.

Depois - pergunte ao interlocutor se o fax chegou, quão legível, até mesmo é. Agora você pode desconectar. Em um número dos casos, tanto ao receber como ao transmitir faxes, você precisa informar seus dados: “fax recebido / fax enviado ...” e seu nome completo

Se o fax não aceitar documentos

Avarias típicas na operação de fax são papel atolado, o papel ficou sem papel, não há captura do documento a ser enviado, fax vazio ou preto. Se você não tiver certeza do seu conhecimento das complexidades de corrigir esses problemas, entre em contato com mais pessoas capacitadas para obter ajuda. Com o tempo, você aprenderá tudo sozinho, e trabalhar com esse dispositivo será um prazer.

Assista ao vídeo: Como enviar un Fax por telefono fax (Outubro 2021).

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