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Por que é necessário e como é realizada a análise dos processos de negócios da empresa?

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Qualquer empreendedor precisa saber, pelo menos indiretamente, o que é um processo de negócios. A análise de processos de negócios ajuda a reduzir custos, aumentar a lucratividade e, por fim, aumentar o lucro da empresa. Na literatura econômica, esse conceito é encontrado pela primeira vez no trabalho de pesquisadores dos anos 80 do século passado. Foi então nos Estados Unidos, pela primeira vez, que eles pensaram que a eficácia de toda a produção depende de um conjunto de ações inter-relacionadas chamado processo de negócios.

Essência e propósito

Análise de processos de negócios é chamada o procedimento para obter sistematicamente informações para determinar, avaliar, identificar o objeto da pesquisa, a fim de melhorá-lo..

A necessidade de análise se deve à posição competitiva da empresa. Comparar preços e custos de produtos de diferentes participantes do mercado pode ajudá-la a melhorar seu trabalho.

Os seguintes fatos podem atestar a posição instável da empresa:

  • altos custos de modernização de equipamentos ao mudar a tecnologia de produção,
  • custos significativos de transporte e armazenamento dentro da organização de produtos acabados,
  • baixa porcentagem de tempo de processamento no ciclo geral que o produto vai da criação à venda,
  • tempo de entrega longo
  • uma gama excessivamente ampla de produtos,
  • problemas com o momento da implementação dos contratos.

Estes indicadores referem-se a processos chave. No entanto, para a avaliação deve usar informações sobre todos os tipos de atividades do ciclo de produção da empresa.

Para obter informações sobre os aspectos da empresa, são utilizados os seguintes procedimentos:

  • auditoria de demonstrações financeiras,
  • documentação de produção está sendo estudada,
  • algoritmo de produção é descrito,
  • o processo em ação está sendo estudado.

O principal objetivo da análise de processos de negócio é melhorar o seu trabalho através da adoção de decisões de gestão mais eficazes. A implementação bem-sucedida da tarefa pode ser obtida pelas seguintes ações aplicadas em combinação:

  • determinação do retorno financeiro sobre o uso de recursos do processo,
  • estudo de fatores internos e externos que afetam o desempenho da empresa,
  • avaliação da implementação do plano estabelecido,
  • análise das oportunidades utilizadas pela empresa,
  • desenvolvimento de um plano de otimização de processos.

Como o gerenciamento de processos de negócios na organização é lido neste artigo.

Você pode encontrar todos os tipos possíveis de negócios e sua breve descrição aqui.

Análise SWOT

Esse método envolve o estudo do processo, identificando seus pontos fortes e fracos, oportunidades de melhoria e ameaças para reduzir a eficiência.

  1. Entrevistas com a gerência e funcionários.
  2. Processamento dos resultados obtidos, avaliação dos pontos gerais nas respostas.
  3. Construindo uma mesa.

A análise SWOT é uma ferramenta para uma avaliação detalhada do processo. Os resultados da pesquisa podem ser usados ​​para pesquisar formas de otimizar a operação da empresa.

Identificação de problemas do processo

Este método é considerado o meio mais simples de um estudo qualitativo das razões da baixa eficiência do ciclo produtivo da organização. Sua finalidade é estabelecer a direção da análise aprofundada subsequente.

O algoritmo do procedimento de pesquisa é o seguinte:

  1. Formação de um diagrama de processos de negócios, exibindo as funções e os artistas.
  2. Um levantamento de gestores e funcionários envolvidos na ação analisada.
  3. Identificação de áreas problemáticas.

O esquema resultante é discutido e analisado, os resultados do estudo são utilizados no planejamento da reorganização e otimização do processo de negócios.

Esse método permite que você se concentre nos detalhes de cada um dos estágios do ciclo de produção.

Distribuição de nível

Ranking destina-se a caracterizar os maiores processos da empresa. O algoritmo é o seguinte:

  1. Uma lista das principais etapas do ciclo é compilada.
  2. As ações são classificadas dependendo do grau de importância, condição, eficácia ou qualquer outro parâmetro.

A informação obtida permite decidir qual dos processos deve ser melhorado em primeiro lugar. Este método não é adequado para a elaboração de projetos de longo prazo para ajustar as atividades da empresa, pois é baseado em uma análise rápida da situação.

Análise em relação aos requisitos típicos

Cada processo de negócios pode ser considerado em termos de conformidade com alguns requisitos universais. Na maioria das vezes, os padrões internacionais de qualidade de produtos são usados ​​para comparação.

Se a avaliação mostrou que o processo em estudo satisfaz todas as disposições estabelecidas, então o trabalho adicional consistirá em encontrar maneiras de melhorar os indicadores existentes.

Análise visual de esquemas gráficos

O método consiste em estudar a imagem gráfica das etapas do ciclo de produção. Esse método de busca de oportunidades de otimização é considerado significativamente limitado devido a vários recursos:

  • é impossível descrever o processo em detalhes usando um esquema,
  • quaisquer erros na formação tornam a análise ineficaz,
  • as conclusões só podem ser tiradas se houver experiência prática na tomada de melhores decisões.

  1. Cada detalhe do processo é considerado.
  2. O conteúdo das etapas do ciclo é analisado.
  3. Uma lista de documentos exigidos é estabelecida.
  4. Verifica a disponibilidade de informações nos documentos recebidos.

Com base nos resultados das informações recebidas, uma tabela é compilada, o que indica todas as operações e documentos elaborados. A otimização do trabalho da empresa é obtida pela busca por títulos não utilizados, bem como funções que não podem ser executadas devido à falta de relatórios necessários.

A análise gráfica permite identificar processos redundantes ou duplicados, faltando estágios do ciclo.

Indicadores usados

A análise de processos é realizada para avaliar a eficácia do ciclo de produção da empresa. Para isso, um scorecard é usado.

Existem três tipos deles:

  1. Estrutural. Eles representam a razão dos dados de origem, enquanto a figura no numerador é a parte pertencente ao indicador no denominador. Por exemplo:
  2. Parente mostrar a relação de indicadores de diferentes áreas da empresa. Por exemplo, desempenho do produto:
  3. Probabilidades mostra a proporção dos números de diferentes períodos, mas com as mesmas unidades. Por exemplo:

O processo de análise e modelagem de processos organizacionais em um programa especializado, veja o seguinte vídeo:

Estudo de caso

Lateya LLC analisa o processo de conclusão de produtos acabados em estoque. Será parecido com isto:

  • Pesquisa de problemas. Durante o trabalho, foram identificados pontos fracos:
    • carga desigual de funcionários,
    • nenhum sistema de automação é usado,
    • falta de condições de trabalho confortáveis.
  • Razões de classificação. Os problemas identificados são classificados por gravidade.
  • Soluções sugeridas:
    • motivar os funcionários a atender gradualmente aos pedidos durante o período
    • estabelecer as razões para o fornecimento desigual de produtos,
    • integrar sistemas de informação e conectar bancos de dados em toda a empresa,
    • introduzir novos algoritmos para a operação de produtos automatizados,
    • reconstruir o edifício para garantir o conforto físico dos funcionários,
    • organizar prateleiras para facilitar o acesso.

A eliminação desses problemas ajudou a empresa a aumentar a velocidade de processamento de pedidos no depósito.

Definições

Um processo de negócios é um conceito complexo. O desenvolvimento de negócios é altamente dependente de operações, procedimentos e atividades interconectadas. É impossível imaginar uma fábrica sem o fornecimento de matérias-primas, seu processamento, trabalhadores atrás de máquinas e contadores. Uma empresa é um sistema fechado que funciona como um organismo completo. E para que tudo funcione corretamente sem problemas e atrasos, você precisa de um cérebro principal - um gerente experiente que analise e monitore a coerência de todos os processos de negócios.

Se você olhar de um ponto de vista econômico, a interconectividade de todas as medidas possíveis, durante as quais os recursos ambientais são processados ​​em um produto final para o consumidor, é chamada de processo de negócios. A análise de processos de negócios é uma avaliação da eficácia de uma ação, operação ou evento associado à produção.

Para que eles são?

Descrever processos de negócios é bastante fácil. Mas o maior problema da realidade é que, em qualquer empresa do nosso país, raramente se encontra uma pessoa realmente interessada em melhorar a eficiência de vários processos de produção. Pequenas e médias empresas estão tentando usar métodos ultrapassados ​​para reduzir custos, enquanto no Ocidente eles entenderam há muito tempo que o sucesso de um negócio depende de um gerente contratado competente que esteja interessado em obter o máximo de resultados de seu trabalho.

A criação de processos de negócios fornece uma compreensão clara: quem é responsável por qual estágio, qual posição ele ocupa e o que deve fazer. Essa estruturação torna a organização da produção transparente e facilita o gerenciamento. Ao trazer a árvore de objetivos para os funcionários, você pode aumentar sua motivação demonstrando que seu trabalho está voltado para objetivos comuns. Além disso, organizar um negócio dessa maneira ajudará a identificar os custos extras de recursos financeiros e de tempo.

Como criar

Não importa o grande negócio ou pequeno, a abordagem para criar um plano detalhado é um deles. Considere um exemplo específico. Há uma empresa que vende sofás. Um diagrama de processo de negócios é como uma árvore. Os principais ramos abrigam as principais funções, que se ramificam em funções menores. Então, quais são os principais passos de um processo de negócios para um varejista?

1. Compra de mercadorias. Este é o primeiro e principal processo de negócios. Quais sub-etapas ele pode destacar?

  • Análise de fornecedores.
  • Elaboração de contratos com fábricas.
  • Elaboração de contratos com empresas de transporte.

2. Colocação de sofás. Nesta fase, existem tais momentos:

  • A escolha das premissas.
  • Construção ou aluguel de instalações.
  • Criação de condições para vendas.

3. O processo de vendas.

  • Recrutamento de pessoal.
  • Compre uma caixa registradora.
  • Criando uma atmosfera e design para vendas.

4. Marketing e publicidade.

  • Colocação de sinalização.
  • Crie cartões de visita, livretos, brochuras, catálogos etc.
  • Colocação de publicidade.

A lista pode ser longa. É importante entender como os processos de negócios são criados. Em seguida, forneceremos algumas regras de ouro para uma organização comercial de sucesso.

Para cada fase de negócios destacada, uma pessoa específica é responsável. Envolva-se na criação de esquemas e eles. Isso proporcionará uma oportunidade para entender o processo com mais detalhes, para interessar os funcionários e aumentar sua motivação para alcançar objetivos comuns. Isso é especialmente importante nos estágios iniciais da formação do empreendimento. Começar um negócio está sempre associado a enormes dificuldades, e o estabelecimento oportuno de metas para estágios específicos proporcionará um plano de ação mais detalhado.

Use programas automatizados e visualize seus esquemas. Atualmente, existem muitos programas prontos que ajudam a estruturar informações. Pequenas e médias empresas em todos os lugares as utilizam.

Se você estiver trabalhando em grupo, pegue uma placa ou pedaços de papel para escrever tudo e desenhe uma árvore de seus processos como você pensa. Comece com operações maiores, agendando-as em operações menores. Para grandes empresas, a criação de processos de negócios é um trabalho enorme e minucioso que exige concentração e coerência máximas das ações de todos os funcionários.

Formular processos de negócios, focar na estratégia da empresa e não na sua estrutura organizacional. Uma e a mesma função pode ir além dos departamentos estabelecidos. Por exemplo, ao entregar mercadorias de um fornecedor, você pode considerar o limite do processo comercial até que as mercadorias ultrapassem os limites da própria empresa comercial, ou seja, quando ela estiver nas prateleiras e disponível para o consumidor. Vários departamentos envolvidos na estrutura organizacional estão envolvidos nesse processo de uma só vez.

O plano não deve ser muito detalhado. Se você sobrecarregar o esquema com informações desnecessárias, isso levará a uma confusão geral e a uma grande carga para os funcionários responsáveis. Se você planeja fazer alterações em um segmento específico, essa parte precisa ser detalhada, e todo o resto deve ser considerado apenas superficialmente, sem entrar em detalhes. A eficiência dos processos de negócios está sujeita à lei de Pareto "20 por 80", quando 20% das descrições detalhadas trarão 80% do sucesso de toda a operação.

Não tenha medo da verdade e construa um esquema baseado no que realmente está lá. Muitas vezes esta situação surge. O gerente-chefe pergunta aos seus subordinados sobre seus departamentos para construir um diagrama de processos de negócios. Eles tentam dizer como estão indo bem. Embora, na realidade, a situação real esteja longe do ideal. Mas com base em dados falsos, o esquema errado será construído, após o qual decisões ineficazes serão tomadas e todo o trabalho será desperdiçado.

Não confunda os conceitos de "como está", "como deveria ser" e "como eu quero que seja". Não importa quão ruim tudo possa ser, os processos de negócios são elaborados precisamente para melhorar esse estado. Portanto, é necessário descrever apenas a situação real.

Automação de processos de negócios

Manter o controle de todos os eventos que ocorrem dentro da empresa é muito difícil, especialmente quando se trata de grandes corporações e sindicatos. É difícil imaginar um grande negócio sem um sistema completo de programas automatizados que permitem analisar dados recebidos para tomar uma decisão. Portanto, hoje, muitas vezes, é uma questão de automatizar os processos de negócios.

Na prática, isso significa que existe um programa de computador especial que processa todos os tipos de fluxos de informações que fornecem um processo de negócios. A análise dos processos de negócios ocorre off-line, e uma pessoa só se familiariza com os resultados e faz uma conclusão apropriada.

A escolha do método de análise

Diante da questão de como melhor descrever automaticamente os processos de negócios, um empreendedor doméstico encontrará muitas opções pouco otimizadas para o mercado russo. Quase todo o software proposto foi criado para empresas ocidentais com experiência em otimizar a produção. Mas depois de analisar alguns dos dados, criamos nossa lista de programas com os quais a implementação do processo de negócios é realizada.

  1. BEST-5 “My business” é um software que geralmente usa pequenas e médias empresas. O programa está disponível para qualquer computador e é muito fácil de usar. Sua vantagem é que ele pode analisar pequenas quantidades de dados de uma pequena empresa.
  2. Modelador Corporativo. Geralmente usado em empresas modernas, principalmente porque é barato. Começar um negócio é fácil de organizar com este programa, pois ele constrói diagramas de processos de negócios muito convenientemente, mas praticamente não o analisa.
  3. iGrafx Enterprise Central. Muito bom desenvolvimento canadense. Capaz de não apenas reconhecer e elaborar planos de negócios, mas também analisar com sucesso matrizes de dados de entrada. Em nosso país, tem uma distribuição muito pequena, embora o produto seja muito valioso.
  4. Estúdio de negócios. O desenvolvimento russo mais famoso. Integrado com outros produtos MS Office (Word, Excel, Visio). Para um empresário doméstico, esta é a melhor escolha em termos de relação preço-resultado. Analisa perfeitamente o processo de negócios. A produção pode ser otimizada com sucesso graças aos resultados obtidos com base no programa.

O que é análise de processo de negócios?

Importante: é na obtenção de uma posição de liderança no mercado que a principal característica da análise de processos de negócios é concluída.

Sua peculiaridade está no estudo consistente de todos os processos de produção, na proporção de identificar e eliminar problemas.

Como analisar e modelar processos de negócios na prática, você aprenderá aqui:

Objetivos do processo

Na ausência de estudos sistemáticos dos mecanismos necessários, os principais fatores para análise urgente são:

  • Custos elevados para a introdução de novos processos tecnológicos,
  • Custos significativos de transporte ou armazenamento interno de produtos,
  • Baixa porcentagem do período de processamento desde a criação até a venda,
  • Duração da entrega do produto,
  • Conformidade com os termos dos contratos assinados,
  • Lista de sortimento muito extensa.

Essas etapas são fundamentais na pesquisa, mas, além delas, é necessário estudar todas as atividades da organização.

Para entender os detalhes da empresa, você deve:

  • Conduta: auditoria de demonstrações financeiras. Você aprenderá a conduzir uma auditoria de pessoal de uma organização em uma publicação no link,
  • Estude papéis de produção,
  • Complete um inventário de produção,
  • Aprenda o processo na prática.

Чтобы этого достигнуть необходимо совокупное применение нескольких методик:

  • Выявление размера финансового дохода от работы бизнес-процессов,
  • Изучение внутренних и внешних факторов, влияющих на работу предприятия,
  • Avaliação da implementação de um determinado plano,
  • Análise dos recursos esgotados da organização
  • Desenvolva um plano de melhoria de processos.

Modelando e gerenciando processos de negócios

A necessidade de modelar processos de negócio é melhorar o trabalho de toda a empresa, para isso, vários modelos são utilizados que permitem entender as principais etapas dos processos e eliminar desnecessários ou pontos fracos.

A modelagem consiste em vários estágios sucessivos:

  • Definindo processos e construindo um modelo inicial, na verdade,
  • Diagnóstico, estudo e aprimoramento do modelo construído,
  • Desenvolvimento de um modelo com correções
  • Seu teste e aplicação,
  • Correção de Bug

Aqui você aprenderá como o sistema de gerenciamento de processos de negócios funciona.

Variedades de análise de processos de negócios.

Modelagem consiste em 3 tipos:

  • Modelagem funcional, que descreve todas as funções da empresa, como elas são e seu relacionamento, enquanto seguir a seqüência não é necessário,
  • Objetivo, descreve os processos de negócios como objetos interconectados,
  • Imitação, envolve a construção, modelagem de todos os processos da empresa.

Identificação do problema

Aja neste caso da seguinte forma:

  • Modelando um diagrama de processo de negócios exibindo as funções e os executores executados,
  • Um levantamento de todos os atores
  • Designação de áreas problemáticas.

Os resultados da pesquisa obtidos são discutidos em detalhes e passíveis de análise, e podem ser aplicados em reorganizações posteriores.

Importante: através deste método, é permitido concentrar-se em cada etapa.

Análise virtual de esquemas gráficos

Este método é dotado de uma determinada lista de restrições, uma vez que:

  • É impossível descrever processos em um único esboço,
  • Quaisquer erros anulam todos os esforços,
  • A conclusão só pode ser feita após a aplicação na vida real.

De fato, as ações são as seguintes:

  • Todos os detalhes do processo são considerados,
  • Todas as etapas do ciclo são analisadas,
  • Uma lista de documentos exigidos é estabelecida,
  • A disponibilidade de informações em toda a documentação recebida é determinada.

Com base nos resultados de todos os estudos, um diagrama gráfico é formado com a entrada dos dados recebidos.

Quais indicadores são aplicados

No decorrer desta análise, é utilizada uma lista de indicadores, que são feitos em 3 tipos:

  1. Estrutural - a razão entre os dados de origem, enquanto parte do numerador atua como parte do denominador:

Lucro / receita total * 100% = 15.000 rublos / 124.000 rublos * 100% = 12% de rentabilidade

  1. Parente - a proporção de indicadores de processos diferentes da organização:

Produtos produzidos em rublos / Tempo trabalhado em horas = 10 milhões de rublos / 23.000 horas = 434, 78 rublos por hora

  1. Probabilidades - o rácio de números para diferentes períodos com as mesmas unidades:

Rácio de volume de negócios = 2, 3 milhões de rublos / 1,8 milhões de rublos = 1,27.

Como calcular a taxa de rotatividade você mesmo aprenderá aqui.

Indicadores usados ​​para analisar processos de negócios.

Exemplo de Análise de Processo de Negócios

Se você observar a análise do processo de conclusão dos produtos no armazém da LLC “Lastochka”, poderá ver os seguintes passos:

  1. No curso do estudo dos problemas, as seguintes deficiências foram reveladas:
  • Uso desigual de mão de obra
  • Falta de condições adequadas,
  • Sem automação.
  1. Classificação - os problemas identificados são classificados por importância.
  2. Opções para se livrar de problemas:
  • Motive a equipe para ação
  • Eliminar as causas do fornecimento desigual de produtos,
  • Introduzir um sistema de informação e vincular todos os processos da empresa,
  • Faça uma grande reconstrução do edifício,
  • Organize prateleiras para acesso livre.

Tudo isso garantiu a velocidade do serviço de entrada de pedidos.

Avaliação das ações tomadas

Ao mesmo tempo, as respostas para as principais perguntas são formadas:

  • Quais aspectos negativos podem ser encontrados no processo de implementação,
  • Toda a documentação precisa ser atualizada,
  • Quanto tempo levará para obter resultados?

Assim, a análise possibilita identificar as fragilidades da produção e obter respostas às principais questões, levando em consideração as visões de gestão.

Ao mesmo tempo, é permitido usar a otimização não apenas da empresa, mas também de melhorar o trabalho com pessoal.

Métodos básicos de otimização

Os métodos para otimizar os processos de negócios podem ser diferentes dependendo dos resultados desejados e da solução escolhida para o problema:

  • Uma exceção é a redução das etapas do processo e a exclusão de outras interferências,
  • Simplificação - é necessário reduzir a complexidade da promoção de produtos ao consumidor,
  • Padronizado - necessário para a interação automática de todos os processos,
  • Redução - de todas as etapas possíveis de custos adicionais,
  • Aceleração - simulação, automação e design ativo de amostras,
  • Mudança de todos os estágios e componentes da produção,
  • Destaque incluir todos os componentes da produção.

Importante: todos os métodos de otimização são aplicados dependendo da causa.

Tecnologia para criação de processos de negócios

Atualmente, na maioria das vezes, há uma integração do método automático e manual para a construção do esquema "Business Process". A análise dos processos de negócios, neste caso, é realizada em duas etapas: a primeira é usando os resultados obtidos em um computador, a segunda é gerenciada manualmente pelo gerente.

Considere duas abordagens principais para construir gráficos e diagramas. Nesse caso, a tecnologia dos processos de negócios será construída usando os seguintes métodos:

  1. DFD (diagrama de fluxo de dados).
  2. WFD (diagrama de fluxo de trabalho).

O primeiro método DFD envolve o mapeamento de fluxos de dados. Eles incluem: detalhamento do processo, funcionários responsáveis, a documentação necessária. Tal construção fornece um quadro completo das atividades da empresa, seus dados de entrada e saída, todos os elementos do processo de produção e as relações entre eles. Essa abordagem permite destacar processos de negócios gratuitos (desnecessários) que reduzem a eficácia do resultado e podem ser otimizados de várias maneiras.

Os WFDs são diagramas de fluxo de trabalho que descrevem processos de negócios de nível inferior. O desenvolvimento de negócios pode mudar significativamente se você conhecer não apenas a hierarquia vertical de ações, mas também a horizontal. O que isso significa?

Se você olhar claramente, então os diagramas WFD são uma grade de quadros de tempo, cada coluna da qual é responsável por um processo particular. Suponha que a entrega de bens dura dois dias - o início e o final do processo são marcados no gráfico. Em seguida, vem o evento do layout das mercadorias no pregão, e esse processo só começará depois que a entrega for concluída. Os dados são plotados sequencialmente no gráfico. Eventos, operações e ações podem se entrelaçar se forem executados simultaneamente. É conveniente iniciar o desenvolvimento de negócios nos estágios iniciais dessa maneira, determinando quanto tempo é necessário para o ciclo de produção completo.

Para uma empresa pequena ou grande, nova ou antiga, você precisa entender o que é um processo de negócios. Em qualquer estágio do ciclo de vida de uma empresa, a otimização da produção pode afetar significativamente o desenvolvimento futuro. Afinal, o principal objetivo da existência de qualquer organização hoje é satisfazer as necessidades do consumidor. E se o cliente estiver satisfeito, ele terá lucro. A dependência é diretamente proporcional. Quanto maior o nível de prazer do consumidor, maior o lucro da empresa. E isso só pode ser alcançado analisando e subseqüentemente alterando o processo dentro da empresa.

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