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Como escrever uma agenda para uma reunião

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Uma agenda bem formada responde a cinco perguntas básicas sobre a reunião. Os quatro primeiros são fáceis de responder e a quinta questão pode ser difícil. Estas são as perguntas.

1. Qual grupo está envolvido na reunião? Qual é o nome do grupo ou equipe participante? Este item deve ser esclarecido no início da agenda, por exemplo:

  • reunião executiva
  • reunião do departamento de produção
  • Comitê Corporativo de Véspera de Ano Novo.

O nome do grupo explica quem deve comparecer e quem não deve. Com essa abordagem, os especialistas que deveriam vir, mas não apareceram, não seriam capazes de dizer: “Eu não sabia que precisava estar presente”, e os participantes que não puderam ajudar na reunião não distrairiam os outros.

2. Quando será a reunião? - data e hora. Quando a reunião será realizada, a que horas começará e quando deverá terminar? Se este item não existir, os participantes não aparecerão a tempo, a reunião será atrasada e o horário de trabalho será violado.

3. Qual é o propósito e significado da reunião? Por que estamos namorando? Qual é o significado geral da reunião e o que devemos alcançar? Uma reunião pode ter vários objetivos, mas se não houver um, a reunião perde todo o significado.

4. Que tópicos devemos considerar? Em quais tópicos, perguntas ou preocupações a reunião se concentra? Liste-os na agenda na ordem em que serão considerados. Além disso, inclua uma introdução e um resumo da agenda que o ajudarão a iniciar a reunião e terminá-la com um resumo.

5. Que processos serão usados ​​para abordar cada tópico? O processo descreve como o grupo resolverá cada edição do começo ao fim e consiste em dois elementos:

  • passos a serem dados ao lidar com cada tópico ou questão,
  • funcionários que estarão envolvidos na resolução desses problemas em cada etapa.

Para ilustrar o processo de discussão, considere um exemplo. Suponha que sua equipe esteja trabalhando em um problema de atendimento ao cliente. Parte da reunião de hoje é dedicada a encontrar uma solução para este problema. Esta parte da agenda pode ser assim.

Discussão inicial de ideias

  1. Explicação. Os participantes nomeiam ideias que precisam de esclarecimento, o grupo discute-as.
  2. Consolidação. O grupo discute se ideias diferentes podem ser combinadas e combinadas.
  3. Triagem. O grupo descobre se algumas ideias podem ser eliminadas.
  4. Categorização. O grupo discute se existe um tema comum para algumas ideias e, em caso afirmativo, agrupa-as em categorias.

Movimento para resolver um problema

  1. Definição dos próximos passos e ações - os participantes da reunião falam por sua vez.
  2. Aprovação dos próximos passos e ações, discussão em grupo e construção de consenso.

Como você pode ver, no processo de solução de problemas, o grupo recebe respostas para as perguntas “O quê? Como? e quem? ”Isto é,“ em que estamos trabalhando, como vamos trabalhar e quem participará em cada etapa ”. Um plano de ação claro ajuda os participantes a concentrarem sua atenção em um tópico significativo e permite que todas as partes interessadas falem.

Você pode querer tornar os cinco itens de agenda nomeados ainda mais estruturados. Se você acha que precisa aumentar a disciplina e a atividade dos participantes, pode usar as ferramentas da lista a seguir.

Tópico especial. Às vezes, as reuniões podem ser dedicadas a tópicos específicos. Neste caso, indique este tópico imediatamente após o nome do grupo de participantes.

Local da reunião. Quando uma equipe realiza reuniões em lugares diferentes o tempo todo, é necessário indicar onde essa reunião será realizada.

Nomes dos participantes Os nomes dos participantes devem ser indicados se uma equipe relativamente jovem se reunir, uma equipe multifuncional ou um consultor externo ou um representante da gerência participar da reunião.

A quantidade de tempo alocada para cada tópico. Limitar o tempo para cada pergunta ajuda a equipe a não perder o foco e não se distrair com o raciocínio ocioso. Isso não significa que você precise interromper uma discussão produtiva apenas porque o tempo está se esgotando. Use o planejamento de tempo para reuniões de revisão da equipe. O planejamento do tempo permitirá que você evite uma situação em que a agenda esteja sobrecarregada com questões de discussão, pois a boa parte da qual não há tempo sobrando.

Hora de pausas Cada reunião com duração superior a duas horas deve incluir tempo para uma pausa, caso contrário os participantes começarão a ficar constantemente distraídos e, periodicamente, ficarão sem espaço para uma pausa.

Resultados desejados. Esta parte da agenda descreve quais decisões precisam ser trabalhadas durante a reunião e que outros resultados devem ser obtidos.

Participantes de treinamento. A prática mostra que é muito útil lembrar aos membros da equipe o que exatamente eles devem preparar para a participação produtiva na reunião ou o que deveriam ter feito a partir do que estava planejado na última reunião até agora.

O item “Avaliação da reunião” pode ser inserido se a equipe for jovem e estiver começando a se acostumar com a disciplina do trabalho. A avaliação ajudará a aumentar a responsabilidade individual e de grupo. No final da reunião, sua equipe pode avaliar sua eficácia ponto por ponto. Nos parâmetros avaliados, você pode incluir a conformidade com os regulamentos, a qualidade e o nível de participação de cada um, a qualidade da facilitação, o foco no tópico da reunião e muito mais.

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